Giải pháp chuyển đổi số trong quản trị tài chính cho SME

Trong kỷ nguyên số, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) vừa phải đối mặt với áp lực quản lý tài chính ngày càng chặt chẽ, vừa đứng trước cơ hội bứt phá nhờ ứng dụng công nghệ. Quản trị dòng tiền hiệu quả, hạn chế sai lầm trong quá trình số hóa và tận dụng tối đa các giải pháp công nghệ đã trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Xuất phát từ những phân tích và góc nhìn chiến lược rút ra từ dữ liệu cùng kinh nghiệm thực tiễn, các chuyên gia tài chính sẽ chia sẻ bài học sau nhiều năm triển khai dự án ứng dụng công nghệ và dữ liệu nhằm thúc đẩy tăng trưởng cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á. Bài viết này tại VNLibs.com sẽ phân tích những thay đổi lớn trong quản lý tài chính, cơ hội và thách thức khi áp dụng chuyển đổi số, các sai lầm phổ biến mà SME thường gặp, cũng như cách khai thác hiệu quả giải pháp từ ngân hàng, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn để tối ưu hóa quản trị tài chính.

Trong bối cảnh đó, năng lực của người làm tài chính trong doanh nghiệp trở nên đặc biệt quan trọng. Theo bạn, để đảm bảo quản trị hiệu quả, một người làm tài chính cần trang bị những kỹ năng và năng lực nào? Nếu bạn là một nhà kinh doanh, việc học quản lý tài chính là bắt buộc, bởi tài chính cá nhân khác biệt rất nhiều so với tài chính doanh nghiệp.

Tiền nó giống như là máu ở trong cơ thể vậy đó. Bạn phải biết cái máu nó hoạt động như thế nào, nó màu gì và nó cần những cái chất gì thì mình mới vận hành một cái doanh nghiệp nó khỏe mạnh được. Trong thời đại của công nghệ đang rất là phát triển như vậy thì bạn phải luôn tâm niệm trong đầu là nhân sự của mình là để dùng công nghệ, dùng phần mềm và tạo ra những cái gì đó nó mang tính tăng được hiệu quả.

Chào đón quý vị và các bạn đã quay trở lại với góc nhìn chuyên sâu về doanh nghiệp SME, nơi mà chúng ta sẽ cùng nhau gặp gỡ với các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý hoặc các chuyên gia để cùng lắng nghe những góc nhìn và những câu chuyện bên trong doanh nghiệp mà chỉ họ mới biết.

Quý vị thân mến, trong những năm gần đây thì hàng loạt những sự thay đổi trong chính sách quản lý của nhà nước đối với các doanh nghiệp, đã buộc nhiều doanh nghiệp trong đó các nhóm vừa và nhỏ phải thay đổi mô hình vận hành để trở nên bài bản và minh bạch hơn. Và bên cạnh đó thì dữ liệu của doanh nghiệp cũng ngày càng lớn và phức tạp, khiến cho việc số hóa quy trình, đặc biệt là ở khâu quản lý tài chính trở thành một xu hướng tức yếu để có thể nâng cao được sự hiệu quả.

Chính vì vậy, trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau đào sâu hơn về chủ đề chuyển đổi số trong quản lý tài chính doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nội dung sẽ được dẫn dắt bởi chuyên gia quản trị và tư vấn chiến lược chuyển đổi số, người có nhiều năm kinh nghiệm triển khai các dự án ứng dụng công nghệ dữ liệu nhằm thúc đẩy tăng trưởng cho nhiều công ty tại Việt Nam và Đông Nam Á.

Thực tế, sau nhiều năm nghiên cứu và làm việc với các doanh nghiệp, các chuyên gia kinh tế - tài chính đã quan sát và nhận thấy những thay đổi rõ rệt trong hoạt động kinh doanh và quản trị tài chính giữa giai đoạn trước đây và hiện nay. Bản thân tôi cũng đã thấy rõ sự khác biệt này khi đồng hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn gần đây.

Trong giai đoạn 5 đến 10 năm gần đây, thương mại quốc tế, giao dịch xuất nhập khẩu và hợp tác giữa Việt Nam với các nước khác tăng lên rất nhiều. Điều đó đồng nghĩa với việc tôi có cơ hội học hỏi nhiều điều mới từ các quốc gia khác, đồng thời phải nâng cao năng lực và nội lực kinh doanh để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.

Nếu thu gọn trong phạm vi Việt Nam, chúng ta cũng đang chứng kiến sự phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ, đưa Việt Nam trở thành một trong những điểm sáng của khu vực Đông Nam Á. Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh buộc phải thay đổi, và bất kỳ ngành nghề nào cũng cần nâng cao năng lực để cạnh tranh không chỉ trong nước mà còn với các doanh nghiệp ở nước ngoài.

Ngay trong một ngành, các doanh nghiệp cũng phải cạnh tranh khốc liệt với nhau. Trước đây, sự cạnh tranh chưa quá gay gắt bởi "cầu" thường lớn hơn "cung" trong thời kỳ nền kinh tế còn đóng cửa. Khi đó, việc bán sản phẩm khá dễ dàng. Nhưng hiện nay, bối cảnh đã thay đổi hoàn toàn.

Vào thời điểm trước đây, việc kiểm soát chủ yếu dựa trên giấy tờ và chưa quá chặt chẽ. Nhưng hiện nay, khi nguồn cung vượt cầu, doanh nghiệp buộc phải cạnh tranh khốc liệt hơn. Điều đó đòi hỏi phải tối ưu quy trình, tạo sự khác biệt, nâng cao tốc độ, chăm sóc khách hàng tốt hơn và không ngừng tăng cường nội lực để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường kinh tế mới.

Đây chính là yếu tố cốt lõi trong kinh doanh của bất kỳ ngành nghề nào, đặc biệt với các doanh nghiệp SME. Việc bán hàng hay cung cấp dịch vụ không còn dễ dàng như thời kỳ mà nhu cầu luôn vượt cung. Ngày nay, khi thị trường dư thừa sản phẩm và dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải tối ưu hoạt động, nâng cao chất lượng, cải thiện tốc độ và mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Từ đó, bản chất của ngành buộc phải thay đổi, trong đó quản lý tài chính đóng vai trò then chốt để bảo đảm sự phát triển bền vững.

Một yếu tố khác mà chúng ta đã nhắc đến ở phần đầu bài viết, đó là trong một đến hai năm gần đây, chính phủ đã thắt chặt hơn việc quản lý đăng ký kinh doanh và quản lý thuế, thu chi của cả doanh nghiệp lẫn cá nhân.

Tháng vừa rồi, tôi cũng nhận được thông báo về việc đồng bộ mã số thuế với mã số căn cước công dân. Nhiều doanh nghiệp đã chia sẻ khó khăn, thậm chí bạn bè tôi kinh doanh online cũng than phiền rằng năm ngoái phải quyết toán thuế, phải đóng bù một khoản khá lớn.

Thực tế, đây là vấn đề khiến nhiều người cảm thấy áp lực. Nhưng nếu nhìn ở một góc độ khác, khi nền kinh tế phát triển và cạnh tranh ngày càng gay gắt, thì việc thắt chặt quản lý lại giúp bảo vệ những doanh nghiệp kinh doanh chân chính. Kinh doanh chân chính nghĩa là có đăng ký kinh doanh, tuân thủ luật doanh nghiệp, và được pháp luật bảo vệ trong một môi trường cạnh tranh công bằng.

Vì vậy, việc đăng ký kinh doanh hay đóng thuế không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là một phần của bức tranh tổng thể. Thông qua yêu cầu đăng ký và hạch toán thu chi bài bản, nhà nước tạo động lực để ngành nghề cạnh tranh lành mạnh hơn. Doanh nghiệp được khai sinh chính thức, được luật pháp bảo vệ khi có tranh chấp, và hoạt động bền vững hơn.

Ở góc độ cá nhân, chúng ta cũng cần hiểu rằng một đất nước vận hành dựa trên nguồn thu thuế. Người lao động đóng thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Còn những hộ kinh doanh gia đình trước đây, vì thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt, nên việc quản lý thu chi chưa chặt chẽ và thiếu minh bạch.

Hiện nay, phần lớn các giao dịch đã được thực hiện qua chuyển khoản. Chính vì vậy, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân tự kinh doanh đều có thể đồng bộ mã số thuế với mã số cá nhân.

Việc đồng bộ này đồng nghĩa với việc thông tin thuế sẽ được liên kết trực tiếp với dữ liệu giao dịch ngân hàng. Có nghĩa là mỗi cá nhân chỉ có một mã số duy nhất: mã số căn cước công dân cũng chính là mã số thuế. Khi cơ quan quản lý gom dữ liệu từ hàng triệu giao dịch lại, họ có thể tra cứu được toàn bộ thu nhập, chi phí hợp lệ hay không hợp lệ, cũng như tình trạng nộp thuế của từng cá nhân và doanh nghiệp.

Điều này vừa giúp quản lý ở quy mô lớn, vừa mang ý nghĩa bảo vệ những người kinh doanh chân chính trong nền kinh tế. Quan trọng nhất, nó bảo vệ chúng ta ở hai khía cạnh. Thứ nhất, tránh được tình trạng bị các đối tượng lừa đảo lợi dụng, bởi thực tế đã có không ít doanh nghiệp "ma" tồn tại. Thứ hai, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong môi trường kinh doanh, giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững hơn.

Trong trải nghiệm cá nhân của tôi, sau nhiều năm kinh doanh, tôi cũng đã chứng kiến không ít trường hợp doanh nghiệp giả mạo, gây thiệt hại cho những người làm ăn chân chính. Vì vậy, việc đồng bộ thông tin và siết chặt quản lý không chỉ là biện pháp hành chính, mà còn là cách để tạo dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh và đáng tin cậy.

Có một ngày, tôi được cơ quan thuế mời lên để tra cứu một hóa đơn. Họ đặt câu hỏi tại sao tôi lại nhận hóa đơn này và hạch toán vào lợi nhuận cũng như báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Hóa đơn đó xuất phát từ mã số thuế của một doanh nghiệp đã "mất tích", tức là doanh nghiệp đó bỏ trốn và không còn thực hiện nghĩa vụ đóng thuế.

Khi ấy, kế toán trưởng của tôi chỉ có thể giải thích rằng: đây là hóa đơn do nhân viên đi mua hàng rồi lấy về, và nhìn bề ngoài thì cũng giống như một hóa đơn mua hàng bình thường. Thời điểm đó, kế toán đã tra cứu trên cổng thông tin thuế và thấy doanh nghiệp này vẫn hiển thị là đang hoạt động, nên đã hạch toán và ghi nhận vào sổ sách. Nhưng thực tế, đó lại là một doanh nghiệp ảo, một doanh nghiệp giả mạo. Vô tình chúng tôi đã mua hàng từ bên này, trong khi bên đó lại mua hóa đơn từ một bên khác, tạo thành một chuỗi giao dịch không minh bạch.

Khi doanh nghiệp dính phải bất kỳ vấn đề nào như vậy, hậu quả sẽ liên đới trực tiếp đến chính mình. Nó ảnh hưởng đến dòng tiền xoay chuyển trong nền kinh tế và tác động tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.

Đó là vấn đề đầu tiên. Vấn đề thứ hai liên quan đến việc bảo vệ doanh nghiệp trong tất cả các giao dịch và hoạt động thương mại. Điều quan trọng là phải đảm bảo dòng tiền nhận được là dòng tiền chính thống, được pháp luật ràng buộc. Nhờ vậy, khi ký kết hợp đồng hay thực hiện giao dịch với một pháp nhân khác, chúng ta có sự bảo vệ từ khung pháp lý.

Bởi lẽ, cần hiểu rằng pháp nhân và cá nhân, dưới góc độ quản lý nhà nước, là hai thực thể hoàn toàn khác nhau. Chính vì vậy, việc tuân thủ quy định, minh bạch hóa dòng tiền và giao dịch không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn bảo vệ cả nền kinh tế.

Pháp nhân và cá nhân là hai thực thể độc lập, có những quy định pháp lý và sự bảo vệ khác nhau. Khi chia sẻ điều này, chắc chắn nhiều doanh nghiệp sẽ cảm thấy sự thay đổi gần đây mang tính thắt chặt quá mức đối với hoạt động kinh doanh của họ. Vậy, những thay đổi này là áp lực hay là động lực để doanh nghiệp thay đổi và phát triển?

Đây là một câu hỏi rất hay. Tôi cho rằng, áp lực sẽ đặc biệt lớn đối với những doanh nghiệp không kinh doanh bền vững, thiếu minh bạch và không công bằng với đối tác cũng như nhà cung cấp. Ngược lại, với những doanh nghiệp có định hướng dài hạn, muốn xây dựng một công ty khỏe mạnh, tuân thủ quy chuẩn và phát triển bền vững theo thời gian, thì đây lại là động lực. Bởi bất kỳ quy định nào cũng nằm trong bức tranh tổng thể của nền kinh tế chung. Không có doanh nghiệp nào có thể tự sản xuất, tự mua, tự bán cho chính mình mà không cần đến các bên khác.

Ví dụ, khi ra đường có rất nhiều xe. Nếu không có đèn giao thông, chắc chắn sẽ xảy ra ùn tắc và không ai có thể di chuyển được. Nhưng khi có đèn giao thông, mọi người đi lại an toàn và trật tự hơn. Các quy định liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh và thuế cũng giống như vậy: chúng là công cụ để mọi thứ đi vào trật tự, giúp hoạt động kinh doanh thuận lợi hơn.

Do đó, hãy biến áp lực thành động lực. Hãy chuyển đổi hoạt động kinh doanh từ chỗ manh mún, ngắn hạn thành một mô hình bài bản, có thể tồn tại độc lập. Ngay cả khi người chủ không còn, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục vận hành dựa trên quy định, quy chế và chuẩn mực đã được thiết lập. Giống như một chiếc xe không người lái: để xe có thể chạy an toàn trên đường, bắt buộc phải có hệ thống đèn giao thông. Doanh nghiệp cũng vậy, muốn phát triển lâu dài thì phải có luật lệ và cơ chế quản lý rõ ràng.

Và giống như tôi đã chia sẻ, khi một người xem những thay đổi này là động lực để giúp doanh nghiệp phát triển, thì với động lực đó họ thường bắt đầu bằng những bước chuyển đổi cụ thể. Ví dụ như số hóa quy trình, cải tiến vận hành để ngày càng nắm bắt được sự thay đổi. Bởi dữ liệu ngày càng nhiều, chính sách cũng liên tục điều chỉnh, nên rõ ràng chúng ta không thể tiếp tục làm theo cách truyền thống như trước đây nữa.

Từ sự thúc ép cũng như động lực cạnh tranh, tôi nhận thấy hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã tiếp cận được các dịch vụ kế toán. Khi công ty còn nhỏ, họ thường thuê dịch vụ kế toán bên ngoài với chi phí khoảng 3 đến 5 triệu đồng mỗi tháng. Những đơn vị kế toán này sẽ giúp hạch toán các khoản thu chi, thực hiện thủ tục với nhà nước, kể cả thủ tục bảo hiểm và nhân sự. Đối với các công ty có quy mô dưới 20 người, việc sử dụng dịch vụ kế toán như vậy khá phổ biến.

Khi sử dụng dịch vụ kế toán, các đơn vị cung cấp thường đã có phần mềm để hạch toán và ghi nhận dữ liệu. Do đó, ngay cả khi thuê ngoài, doanh nghiệp cũng cần yêu cầu họ sử dụng phần mềm để đảm bảo dữ liệu được quản lý bài bản. Nhưng khi nhu cầu tăng lên, khối lượng công việc nhiều hơn, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nghĩ đến việc tuyển một nhân sự kế toán nội bộ. Người này vừa làm kế toán, vừa kiêm quản lý hành chính. Thông thường, điều này diễn ra khi công ty có khoảng 20 đến 30 nhân sự hoặc dòng tiền hàng tháng đạt mức trên 100 triệu đồng.

Tuy nhiên, cách thức quản lý lại phụ thuộc rất nhiều vào tư duy của người đứng đầu doanh nghiệp. Có những lãnh đạo cho rằng không cần đầu tư phần mềm kế toán, vì tốn chi phí, và chỉ yêu cầu nhân viên làm bằng Excel. Đây cũng là một cách, nhưng chỉ phù hợp khi số lượng giao dịch chưa quá lớn. Một khi khối lượng giao dịch tăng mạnh, Excel không còn đủ khả năng xử lý, thì lúc đó doanh nghiệp mới bắt đầu suy nghĩ đến việc đầu tư phần mềm để ghi nhận dữ liệu tự động, tối ưu quy trình và giảm rủi ro.

Thay vì phải chép thủ công từ bảng Excel thông tin tiền trong tài khoản ngân hàng để lưu lại, doanh nghiệp bắt đầu đặt câu hỏi: có cách nào để tự động hóa việc này hay không? Thay vì phải đi hỏi từng nhân viên sale rằng khách hàng đã thanh toán hay chưa, thì rõ ràng cần có một phần mềm giúp hiển thị ngay lập tức dòng doanh thu, tránh việc phải mất thời gian hỏi 20 người mới có được con số chính xác. Đây chính là những thúc đẩy đầu tiên khiến doanh nghiệp suy nghĩ đến việc cần một công cụ thông minh hơn, thay vì bắt nhân viên ngồi ghi chép tất cả các dòng tiền thu chi.

Từ nhu cầu đó, các phần mềm kế toán bắt đầu xuất hiện. Ở nhiều quán ăn, chúng ta có thể thấy phần mềm tính tiền được sử dụng phổ biến. Những phần mềm này không chỉ ghi nhận thu chi, mà còn tích hợp thêm chức năng quản lý khách hàng và quản lý bán hàng – thường gọi là hệ thống CRM (Customer Relationship Management, có nghĩa là Quản lý quan hệ khách hàng).

Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ như bán khóa học, dịch vụ online, hoặc các đơn vị cần chăm sóc khách hàng thường xuyên qua điện thoại, phần mềm bán hàng hiện đại thậm chí có thể tích hợp với hệ thống gọi điện để ghi âm cuộc gọi, theo dõi lịch sử chăm sóc khách hàng và nhiều tính năng khác. Tất cả những công cụ này đều phát sinh từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Khi khối lượng công việc ngày càng nhiều, thông tin liên quan đến tiền bạc ngày càng phức tạp, thì yêu cầu ghi nhận dữ liệu chính xác và nhanh chóng trở thành bắt buộc.

Nếu trước đây, một công ty nhỏ chỉ cần tổng hợp thu chi mỗi tháng một lần, với vài ba nhân viên thì vẫn có thể nhớ được, thì nay khi công ty có 20-30 người, số lượng giao dịch quá nhiều khiến việc ghi nhớ thủ công là bất khả thi. Chính từ nhu cầu phải ghi nhận chính xác hơn, nhanh hơn, kịp thời hơn và xử lý nhiều dòng thông tin hơn, các phần mềm quản lý tài chính và kế toán đã ra đời và trở thành công cụ không thể thiếu.

Sự phát triển của công nghệ luôn đi cùng với nhu cầu thực tế. Nguyên tắc rất đơn giản: thông tin phát sinh ở đâu thì chúng ta sẽ tìm phần mềm để xử lý ở đó. Đối với các doanh nghiệp SME, họ quản lý tài chính doanh nghiệp nhưng nhiều khi vẫn theo cách quản lý tài chính cá nhân. Tiền trong doanh nghiệp giống như máu trong cơ thể: nếu không hiểu rõ cách vận hành, thì khó có thể duy trì một doanh nghiệp khỏe mạnh.

Khi nhân sự liên tục mắc sai lầm, thay vì chỉ đổ lỗi cho họ, chúng ta cần nhìn lại gốc rễ: liệu phương pháp quản lý đã đúng chưa, hệ thống đã đủ chuẩn mực chưa. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Như đã nói, khi một doanh nghiệp từ quy mô nhỏ bắt đầu tăng trưởng, dòng thông tin liên quan đến thu chi ngày càng nhiều, họ sẽ phải sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản trị tài chính. Tuy nhiên, để một người làm tài chính trong doanh nghiệp có thể khai thác tối đa những phần mềm này, họ cần trang bị những kỹ năng và năng lực phù hợp. Chỉ khi có đủ năng lực, họ mới tận dụng được hết giá trị mà công nghệ mang lại.

Nhu cầu này sẽ ngày càng phát triển. Khi giao dịch còn nhỏ, một CEO hoặc nhà quản lý có thể nhớ và nắm chắc rằng mỗi tháng sẽ có chừng đó khoản chi phí, chừng đó dòng tiền. Nhưng đến một lúc, khi số lượng giao dịch quá nhiều, họ không thể nhớ nổi có bao nhiêu khoản chi phí, không thể biết chính xác khi nào sẽ nhận được dòng tiền, và doanh thu thì có khoản đến sớm, khoản đến trễ, dễ dẫn đến tình trạng quên hoặc nhầm lẫn. Lúc đó, doanh nghiệp cần đến một năng lực khác – một sự khác biệt rõ rệt trong quản trị tài chính.

Bởi lẽ, kế toán thông thường chỉ ghi nhận những gì đã xảy ra, tức là những giao dịch thực tế. Nhưng để quản trị hiệu quả trong bối cảnh hiện nay, người làm tài chính phải đi xa hơn: không chỉ ghi nhận quá khứ, mà còn phải dự báo, phân tích và đưa ra quyết định cho tương lai.

Khi thời gian giữa giao dịch thực tế và hành động thu tiền ngày càng cách xa nhau - ví dụ như tôi đã bán hàng nhưng phải chờ rất lâu mới thu được tiền - thì kế toán chỉ có thể ghi nhận khoản đó dưới dạng công nợ. Đối với kế toán thông thường, họ chỉ ghi nhận những giao dịch đã xảy ra và biết rằng có khoản nợ tồn tại, chứ chưa đi sâu vào việc quản trị tài chính. Trong khi đó, kế toán quản trị lại thiên về việc phục vụ quản lý dòng tiền, cân đối thu chi sao cho hiệu quả về mặt tài chính.

Ở quy mô lớn hơn, khi dòng tiền có độ trễ cao và số lượng giao dịch nhiều, việc tối ưu dòng tiền và tối ưu thu chi trở thành một nghiệp vụ đặc thù cần được học và rèn luyện. Đây không phải là kiến thức chỉ học một lần trong chương trình đại học rồi là đủ, mà đòi hỏi sự cập nhật và thực hành liên tục.

Tại Việt Nam, một thực tế phổ biến ở các doanh nghiệp SME (Small and Medium Enterprises - Doanh nghiệp vừa và nhỏ) là người chủ thường kiêm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc: vừa là Giám đốc điều hành (CEO - Chief Executive Officer), vừa là Giám đốc tài chính (CFO - Chief Financial Officer) và Giám đốc vận hành (COO - Chief Operating Officer). Thậm chí kiêm cả công việc bán hàng, marketing và quản lý thu chi. Họ thường ghi nhớ mọi thứ trong đầu và tự xử lý nhiều công việc khác nhau.

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần thuê một nhân sự tài chính hoặc kế toán về là có thể quản lý dòng tiền và tối ưu hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp. Nhưng thực tế, điều đó chỉ đúng một phần. Nó không đủ để đảm bảo doanh nghiệp vận hành bền vững, bởi quản trị tài chính đòi hỏi nhiều hơn thế: một hệ thống, một phương pháp và một tư duy quản lý chuyên nghiệp.

Khi một nhân viên vào làm việc, họ vẫn phải tuân theo quyết định của người chủ. Nhưng nếu người chủ không có kiến thức nền tảng về quản lý dòng tiền, họ sẽ không biết rằng đôi khi việc trì hoãn một khoản chi trong 3 tháng có thể mang lại lợi ích hơn là chi ngay lập tức. Chính vì vậy, người chủ cũng cần học những kiến thức căn bản về quản lý dòng tiền, đặc biệt là quản lý độ trễ dòng tiền. Ít nhất, họ phải hiểu được logic cơ bản để có thể cùng ngồi lại với nhân sự tài chính – kế toán, cùng nhau lập kế hoạch. Khi kế toán trình bày, người chủ mới có thể hiểu và trao đổi hiệu quả.

Ngược lại, người làm tài chính – kế toán cũng cần biết cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp, hiểu rõ dòng tiền vận hành như thế nào, nắm được cách hạch toán thuế, hóa đơn và giấy tờ. Chỉ khi đó, họ mới có thể giao tiếp hiệu quả với người chủ doanh nghiệp và cùng nhau đưa ra quyết định đúng đắn.

Một vấn đề lớn ở các doanh nghiệp SME tại Việt Nam là nhiều chủ doanh nghiệp chưa từng học nhiều về thuế hay kế toán. Họ thường cảm thấy những lĩnh vực này quá phức tạp, quá nhiều thông tin, nên dễ bỏ qua. Kết quả là họ chỉ tập trung vào doanh thu, với tư duy đơn giản: thu thì phải thu đủ, chi thì càng ít càng tốt.

Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay với những quy định về thuế ngày càng chặt chẽ, cách quản lý như vậy là không đủ. Khi thu, doanh nghiệp phải có giấy tờ hợp lệ, và phải thu từ những đối tác, doanh nghiệp còn "valid", tức là còn giá trị pháp lý. Nếu vô tình giao dịch với doanh nghiệp lừa đảo, sau đó doanh nghiệp đó bỏ trốn, thì cơ quan thuế vẫn sẽ truy đến chính doanh nghiệp của bạn. Đây là rủi ro rất thực tế mà các chủ SME cần nhận thức rõ.

Đến một lúc, việc chi tiêu trong doanh nghiệp không còn đơn giản là "chi càng ít càng tốt", mà quan trọng hơn là mỗi khoản chi phải có hóa đơn hợp lệ. Ví dụ, bạn nghĩ rằng chi 50 triệu là ít, nhưng đối với cơ quan thuế, họ không quan tâm số tiền là 5 triệu, 50 triệu hay 100 triệu. Điều họ quan tâm là khoản chi đó có hóa đơn chứng từ hợp pháp hay không.

Tại sao lại như vậy? Bởi vì sau đó cơ quan thuế sẽ tiến hành cấn trừ thuế VAT (Value-Added Tax) đầu vào và đầu ra. Doanh nghiệp sẽ phải đóng thêm bao nhiêu, hoặc được khấu trừ lại bao nhiêu, đều dựa trên những hóa đơn hợp lệ. Tiếp theo là thuế thu nhập doanh nghiệp: từ doanh thu trừ đi các khoản chi phí thực tế đã có chứng từ và đã đóng VAT, phần còn lại mới được tính là lợi nhuận. Và như tôi đã nhắc từ đầu, bất kỳ dòng tiền nào sinh ra thì đều phải đóng thuế.

Phần lợi nhuận còn lại chính là thu nhập của chủ doanh nghiệp, và trên số tiền đó, anh phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp với mức 20%. Vì vậy, việc thắt chặt quản lý là cần thiết để xác định rõ: doanh nghiệp thực sự còn lại bao nhiêu tiền, nhiều hơn hay ít hơn, và phải đóng đủ thuế để hoàn thành nghĩa vụ. Đây cũng là cách để nhà nước có nguồn lực vận hành, tạo môi trường cho doanh nghiệp kinh doanh và kiếm lợi nhuận.

Theo Sổ tay Thuế Việt Nam 2024 của PwC, mức thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phổ biến hiện nay vẫn duy trì ở mức 20%, áp dụng cho hầu hết các ngành nghề. Tuy nhiên, các khoản chi phí được khấu trừ phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ, và cơ quan thuế ngày càng kiểm soát chặt chẽ hơn việc kê khai để đảm bảo minh bạch. Báo cáo của Tổng cục Thống kê cũng cho thấy Tổng sản phẩm nội địa (GDP - Gross Domestic Product) Việt Nam năm 2024 tăng 7,09% so với năm trước, trong đó khu vực công nghiệp và xây dựng đóng góp 44,03% vào tăng trưởng, còn khu vực dịch vụ chiếm tới 51,11%. Những con số này phản ánh rõ ràng rằng nền kinh tế đang mở rộng nhanh chóng, đồng nghĩa với việc yêu cầu quản trị tài chính và tuân thủ thuế của doanh nghiệp ngày càng cao hơn.

Đó chính là logic của mọi việc. Càng ngày, yêu cầu đặt ra càng cao, buộc người chủ doanh nghiệp và người quản lý tài chính phải nâng cấp năng lực, kỹ năng, kiến thức và tư duy. Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới có thể biến mình thành một tổ chức vận hành khỏe mạnh. Bởi tiền trong doanh nghiệp cũng giống như máu trong cơ thể: phải lưu thông đúng cách thì cơ thể mới sống khỏe, và doanh nghiệp mới phát triển bền vững.

Khi các CEO hoặc người làm tài chính bắt đầu nhận thức được rằng cần phải số hóa để quản trị tài chính minh bạch hơn, họ thường gặp phải nhiều khó khăn. Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà tôi từng gặp và tư vấn cho nhiều doanh nghiệp SME, đó là họ vẫn quản lý tài chính doanh nghiệp theo kiểu tài chính cá nhân.

Tức là họ không tách bạch được tài khoản tiền của công ty với tài khoản tiền cá nhân. Điều này dẫn đến tình trạng lộn xộn, thiếu minh bạch. Ví dụ, khi chủ doanh nghiệp cần chi một khoản tiền, họ thấy trong tài khoản cá nhân có sẵn tiền thì lập tức chuyển đi, mà không hề có quy trình hay chứng từ đi kèm. Nhưng ở góc độ thuế và kế toán, mọi khoản chi đều phải có giao dịch được theo dõi và giấy tờ chứng minh. Việc chỉ trả nợ xong mà không có chứng từ hợp lệ là sai lầm nghiêm trọng.

Đây chính là sai lầm đầu tiên: chủ doanh nghiệp không quản lý rõ ràng dòng tiền nào là của công ty, dòng tiền nào là của cá nhân. Trong kinh doanh, cá nhân dù là chủ doanh nghiệp vẫn là một thực thể độc lập. Cá nhân và pháp nhân là hai cá thể khác nhau, chịu trách nhiệm pháp lý độc lập. Doanh nghiệp có thể là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hai thành viên hoặc công ty cổ phần, và mỗi loại hình đều có quy định pháp lý riêng. Trong khi đó, vi phạm hành chính cá nhân hay vi phạm dân sự lại thuộc một hệ thống luật khác. Vì vậy, việc quản lý dòng tiền phải hết sức cẩn trọng, để đảm bảo hành xử đúng luật và đúng quy trình trong mọi giao dịch tài chính.

Sai lầm thứ hai mà tôi thường thấy ở các chủ doanh nghiệp SME là sự giới hạn về kiến thức. Như đã nói trước đó, khi không hiểu hết sự phức tạp của dòng tiền và không nắm rõ logic của các thủ tục tài chính, họ dễ đưa ra quyết định sai lầm. Thiếu nền tảng kiến thức khiến việc quản trị tài chính trở nên rủi ro và thiếu minh bạch.

Sai lầm thứ ba là tâm lý ngại thay đổi. Ngay cả khi đã tìm hiểu và hiểu rõ các vấn đề pháp lý, luật lệ, giấy tờ liên quan đến thu chi tài chính, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn ngần ngại chuyển từ phần mềm quản lý cũ sang công cụ mới. Họ thường nghĩ rằng: "Tôi đã quen làm thế này, cứ tiếp tục cho nhanh". Nhưng thực tế, cách làm quen thuộc đôi khi lại khiến doanh nghiệp tụt hậu.

Ví dụ, một phần mềm kế toán cũ có thể yêu cầu tới 10 bước thủ công để nhập dữ liệu. So với 10 năm trước, đó là một cải tiến, nhưng so với hiện tại thì lại quá chậm. Bởi vì ngày nay, những bước thủ công đó đã được tự động hóa. Một phần mềm kế toán hiện đại có thể tích hợp trực tiếp với hệ thống ngân hàng, hiển thị ngay số dư tài khoản tại thời điểm thực tế. Trong khi đó, với phần mềm cũ, bạn phải xuất Excel từ ngân hàng, rồi nhập lại vào hệ thống – vừa mất thời gian, vừa dễ sai sót.

Khi doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngân hàng, việc chốt sổ kế toán hàng tháng càng trở nên vất vả. Trong lúc kế toán đang chốt số, giao dịch mới lại phát sinh, cộng trừ liên tục, khiến việc đối chiếu rất khó khăn. Đây chính là hệ quả của việc cố hữu với cái đã biết, mà không cập nhật kịp với tốc độ thay đổi của công nghệ.

Do đó, tôi cho rằng điều quan trọng nhất là phải liên tục cập nhật công nghệ, không chỉ trong lĩnh vực tài chính – kế toán mà ở tất cả các phạm trù công việc trong công ty. Bởi mỗi ngày, công nghệ đều sáng tạo hơn, tự động hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. Doanh nghiệp nào biết tận dụng sự thay đổi này sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội.

Sai lầm thứ ba - tâm lý ngại thay đổi - thực sự rất phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Khi tư vấn cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số ở khâu quản lý tài chính, tôi thường gặp tình huống các chủ doanh nghiệp do dự khi phải thay đổi từ phần mềm này sang phần mềm khác. Vậy giải pháp nào dành cho những người đang mắc phải sai lầm này?

Quan điểm của tôi là: không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần thay đổi ngay lập tức. Nhưng họ phải liên tục nhìn nhận và đánh giá xem công cụ hiện tại có đang làm giảm hiệu suất hay không. Nếu phần mềm hoặc quy trình khiến nhân sự cảm thấy nhàm chán, lặp đi lặp lại, không tạo ra giá trị lớn cho doanh nghiệp, thì đó chính là "điểm đau" cần được giải quyết.

Ví dụ, một nhân viên có bằng cấp, kỹ năng nhưng ngày nào cũng phải ngồi copy – paste dữ liệu từ Excel, chắc chắn sẽ cảm thấy công việc thiếu ý nghĩa. Những công việc lặp đi lặp lại như vậy không chỉ làm giảm động lực của nhân sự, mà còn cho thấy công nghệ hoặc phần mềm kế toán hiện tại đã không còn phù hợp. Đây là tín hiệu để doanh nghiệp suy nghĩ về việc tìm giải pháp mới.

Do đó, khi bắt đầu chuyển đổi, hãy xuất phát từ những vấn đề nhỏ nhất – những điểm gây khó chịu, tốn thời gian, hoặc dễ sai sót. Chính từ việc giải quyết những điểm nhỏ này, doanh nghiệp sẽ dần nhìn thấy bức tranh tổng thể và nhận ra nhu cầu thay đổi công nghệ là tất yếu.

Cuối cùng, nếu nhân sự liên tục mắc lỗi, thay vì chỉ đổ lỗi cho họ, chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu gốc rễ: liệu phương pháp quản lý đã đúng chưa, và công nghệ đang sử dụng có thực sự phù hợp không. Khi giải quyết được tận gốc vấn đề, doanh nghiệp mới có thể nâng cao hiệu suất và tạo ra giá trị bền vững.

Một câu hỏi quan trọng mà các chủ doanh nghiệp luôn phải tự đặt ra là: phần mềm mình đang dùng đã đủ hiện đại chưa? Bởi nếu công việc trở nên quá nhàm chán, không xứng đáng với công sức của con người, thì rõ ràng đã đến lúc phải xem lại. Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, nhân sự không nên chỉ làm những việc lặp đi lặp lại, mà phải được hỗ trợ bởi công nghệ để tập trung vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.

Do đó, tư duy cần có là: nhân sự phải được trang bị công cụ, phần mềm để nâng cao hiệu quả, tăng doanh thu, tối ưu chi phí và đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc. Khi luôn giữ tư duy này trong đầu, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhìn nhận rõ vấn đề nằm ở đâu, từ đó tìm ra giải pháp phù hợp. Xuất phát từ những điểm nhỏ, doanh nghiệp sẽ dần tiếp nhận thông tin mới và giải quyết được vấn đề một cách hệ thống.

Vậy, nếu gợi ý cho các doanh nghiệp SME đang trong hành trình bắt đầu thay đổi quy trình quản lý tài chính, tôi sẽ chia thành các cột mốc cụ thể: 6 tháng, 1 năm và 3 năm. Ở mỗi giai đoạn, doanh nghiệp có thể triển khai những bước đi khác nhau để thực sự khởi động quá trình số hóa quản trị tài chính.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần suy nghĩ làm sao để ghi nhận giấy tờ vào hệ thống. Ở mức cơ bản nhất, có thể sử dụng Excel để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Nhưng khi tiến lên một bước cao hơn, doanh nghiệp nên áp dụng các phần mềm kế toán. Việc chuyển từ giấy sang số, tức là đưa dữ liệu giấy tờ vào phần mềm, chính là bước đầu tiên của quá trình số hóa.

Tuy nhiên, số hóa mới chỉ là bước khởi đầu. Sau đó, doanh nghiệp phải tiến tới giai đoạn ứng dụng số. Nghĩa là không chỉ có dữ liệu số, mà còn phải biết cách sử dụng dữ liệu đó để phân tích và đưa ra quyết định. Nếu đã có phần mềm nhưng chưa bao giờ khai thác số liệu để phân tích, thì vấn đề không nằm ở việc mua thêm phần mềm mới, mà nằm ở cách sử dụng thông tin hiện có.

Do đó, bước tiếp theo cần làm là xem xét lại dữ liệu đang được ghi nhận: liệu thông tin đó có thực sự phục vụ cho công việc hay không, phục vụ như thế nào, và doanh nghiệp có thể làm giàu dữ liệu đó ra sao. Chỉ khi dữ liệu được khai thác đúng cách, nó mới trở thành công cụ hữu ích để hỗ trợ quản trị tài chính và ra quyết định chiến lược.

Một phần mềm có thể cung cấp cho chúng ta rất nhiều trường thông tin, nhưng đôi khi vẫn cảm thấy chưa đủ, chưa đáp ứng được nhu cầu phân tích thực tế. Lúc đó, thay vì nghĩ ngay đến việc mua một phần mềm mới, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi: mình nên yêu cầu phần mềm hiện tại bổ sung thêm những thông tin gì để phục vụ cho công việc? Đây là cách tiếp cận đúng đắn, bởi không có phần mềm nào ngay từ đầu đã đầy đủ tất cả dữ liệu cần thiết cho mọi doanh nghiệp.

Điều quan trọng là phải biết ứng dụng trước, phải hiểu dữ liệu, làm giàu dữ liệu và khai thác nó. Việc kỳ vọng rằng một phần mềm có thể tự động sinh ra đầy đủ thông tin ngay lập tức là điều không thực tế. Bởi quá trình này còn phụ thuộc vào khả năng hiểu và phân tích dữ liệu của chính người dùng. Từ việc chuyển đổi giấy tờ sang phần mềm đã mất nhiều thời gian để làm quen, rồi đến giai đoạn lấy dữ liệu ra để phân tích cũng cần thêm thời gian để hiểu và áp dụng.

Khi doanh nghiệp đã ứng dụng được dữ liệu trong các phần mềm tài chính, bước tiếp theo là phải thay đổi cách làm – tức là thực hiện chuyển đổi số. Chuyển đổi số trong phạm vi tài chính – kế toán không chỉ là số hóa dữ liệu, mà là thay đổi phương pháp làm việc để tạo ra giá trị gia tăng. Đây mới là bản chất của chuyển đổi số.

Thay vì chỉ ghi nhận thông tin đơn thuần như trước đây – nhập dữ liệu vào phần mềm rồi xem số liệu và vài báo cáo phân tích – thì bước cuối cùng cần đạt được là tích hợp. Trong tài chính kế toán, "tích hợp" là từ khóa quan trọng. Khi phần mềm tài chính – kế toán được kết nối với phần mềm bán hàng, dữ liệu doanh thu sẽ được liên kết trực tiếp. Nhờ đó, việc làm giàu dữ liệu trở nên mạnh mẽ hơn, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và ra quyết định chính xác hơn.

Thay vì chỉ biết rằng doanh thu 5 triệu được ghi nhận vào tài khoản nào, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nối dữ liệu đó với phần mềm bán hàng để biết rõ hơn: khoản tiền này đến từ khách hàng nào, thuộc hợp đồng nào, do nhân viên sale nào phụ trách, hợp đồng sẽ hết hạn khi nào và bước tiếp theo là gì. Khi dữ liệu được liên thông như vậy, nó trở nên giàu hơn, toàn diện hơn, và doanh nghiệp có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể của từng dòng tiền.

Điểm cuối cùng trong quá trình này chính là tích hợp. Việc tích hợp phụ thuộc vào nhu cầu và định hướng của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Nếu mục tiêu là tăng trưởng đột phá, thì việc kết nối phần mềm tài chính – kế toán với phần mềm bán hàng là điều chắc chắn phải làm. Ngược lại, với những doanh nghiệp đã ổn định về doanh thu, muốn tối ưu chi phí và vận hành, họ sẽ cần tích hợp với các phần mềm quản lý thủ tục, nhân sự, kiểm tra lương thưởng, hoặc phần mềm quản lý chi phí vận chuyển để đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lý.

Cũng có những doanh nghiệp đã ổn định toàn bộ hệ thống và chỉ muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khi đó, họ sẽ tích hợp phần mềm tài chính với giao diện website, cho phép khách hàng tự động thanh toán nhanh chóng. Website có thể kết nối trực tiếp với ngân hàng, giúp giao dịch được xử lý ngay lập tức. Khách hàng chuyển tiền xong, hợp đồng sẽ được kích hoạt ngay, không cần chờ đợi. Trải nghiệm này giống như việc nạp tiền điện thoại: chỉ vài giây sau, bạn đã có thể gọi lại ngay.

Đó chính là những yếu tố liên quan đến tích hợp, giúp cho thông tin được liên kết với nhau thay vì phải chờ con người cập nhật thủ công giữa nhiều phần mềm khác nhau. Với bốn mức độ phát triển như vậy, trong 3 tháng đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang ở đâu. Đây là bước khởi đầu quan trọng: phải hiểu các bước đi như thế nào và cần làm gì để tiến lên.

Sau khi xác định được vị trí hiện tại, doanh nghiệp mới có thể lên kế hoạch cụ thể. Ví dụ, nếu đang ở level 1 thì phải làm gì để lên level 2, từ level 2 thì bước tiếp theo để lên level 3 là gì. Quá trình này gắn liền với những từ khóa mà tôi đã nhắc tới: vận hành truyền thống → số hóa bằng phần mềm → phân tích và ứng dụng dữ liệu → cuối cùng là tích hợp, liên kết với các phần mềm khác.

Đây là bốn bước nền tảng, nhưng cách triển khai sẽ tùy thuộc vào nội lực của từng doanh nghiệp. Sau khi xác định rõ vị trí, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết cả về thời gian và nhân sự. Nhân sự có thể phải đi học thêm về phần mềm, học cách phân tích số liệu, thậm chí học cách kết nối phần mềm này với phần mềm khác. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần mua thêm dịch vụ hỗ trợ.

Khi đã xác định rõ mình đang ở đâu, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rất rõ ràng về bước tiếp theo cần làm, từ đó xây dựng kế hoạch hành động cụ thể và khả thi. Đây chính là cách để quá trình chuyển đổi số trong quản trị tài chính diễn ra mạch lạc, có định hướng và đạt hiệu quả lâu dài.

Bài toán lõi của Enterprise Architecture (EA) luôn luôn là dữ liệu. Một loại dữ liệu thường bị thất thoát chính là dữ liệu nằm trong đầu của những người làm việc. Ít nhất, nếu người quản lý viết ra một file Excel và đưa cho nhân sự, thì người đọc phải hiểu đúng như người viết, không được "sáng tạo" theo cách riêng. Bởi dữ liệu cần sự thống nhất và chính xác tuyệt đối. Hiện nay, công nghệ đã có đầy đủ giải pháp để xử lý vấn đề này, đặc biệt đối với quy mô SME, các công cụ số hóa đã sẵn có và chi phí rất rẻ.

Trong quá trình chia sẻ một lộ trình chi tiết dành cho doanh nghiệp SME, nhiều khách hàng đã có định hướng rõ ràng khi bắt đầu chuyển đổi số. Tôi cũng quan tâm rằng, trong lộ trình này hiện có nhiều giải pháp số cho doanh nghiệp, đặc biệt ở mảng quản trị tài chính. Ngoài ra, tôi được biết ngày nay nhiều ngân hàng tại Việt Nam đã tích hợp các giải pháp số, ví dụ như Ngân hàng VietinBank, Vietcombank với gói dịch vụ ưu đãi dành riêng cho SME, VIB với bộ giải pháp tài chính - số hóa toàn diện, hay VPBank với hệ thống core banking hiện đại. Bên cạnh đó, một số ngân hàng quốc tế như Shinhan cũng đang hợp tác với startup để phát triển các giải pháp công nghệ tài chính. Vậy thì theo các chuyên gia, doanh nghiệp SME nên tận dụng và triển khai những công nghệ, giải pháp này như thế nào trong quá trình chuyển đổi và nâng cấp qua từng cấp độ?

Khi nói đến nhóm khách hàng SME, chúng ta cũng cần cân nhắc đến yếu tố ngành nghề, bởi mỗi ngành sẽ có những đặc thù khác nhau. Đặc biệt, với các doanh nghiệp SME hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử – vốn đang chiếm đa số – thì bản thân các sàn thương mại điện tử đã có sẵn phần mềm để hỗ trợ ghi nhận thu chi. Do đó, nhu cầu đặt ra cho doanh nghiệp là làm sao tận dụng được dữ liệu từ sàn, đồng thời kết nối dữ liệu đó với tài khoản ngân hàng nơi họ nhận tiền.

Hiện nay, hầu hết các ngân hàng đều đã có khả năng liên thông dữ liệu, và ngay cả các sàn thương mại điện tử cũng rất hiện đại. Vì vậy, thay vì cố gắng tự xây dựng một website riêng để bán hàng rồi loay hoay tìm cách kết nối với ngân hàng cho khách hàng chuyển tiền, doanh nghiệp có thể tận dụng ngay nền tảng sẵn có trên sàn. Đây là cách đơn giản và hiệu quả nhất để bắt đầu kinh doanh bán hàng, bởi công nghệ đã được tích hợp sẵn, và hệ thống thu chi cũng hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp.

Đó là đối với ngành bán lẻ, bán hàng trực tiếp cho khách hàng cá nhân, đặc biệt là kinh doanh online. Còn với nhóm khách hàng thuộc lĩnh vực thương mại – chẳng hạn xuất nhập khẩu hoặc trading – thì đặc thù lại khác. Các giao dịch của họ thường không quá nhiều, có thể chỉ khoảng 10 giao dịch mỗi tháng, nhưng giá trị mỗi giao dịch lại rất lớn. Vì vậy, họ không nhất thiết phải sử dụng một phần mềm tài chính kế toán quá phức tạp. Thay vào đó, họ có thể tận dụng các phần mềm lõi của ngân hàng vốn đã có sẵn, với khả năng tích hợp để ghi nhận và phân loại dòng tiền.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân loại khoản thu chi theo từng nhóm, giảm tải cho kế toán, tránh việc phải xuất dữ liệu rồi xử lý thủ công bằng tay. Đây là một cách tiếp cận thực tế, giúp doanh nghiệp thương mại tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời vẫn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản trị tài chính.

Tuy nhiên, nội dung trong tin nhắn giao dịch thường không thể hiện rõ chi tiết của hợp đồng. Chính vì vậy, các phần mềm ngân hàng hiện nay đã bổ sung thêm nhiều trường thông tin, giúp doanh nghiệp khi nhận tiền có thể nhìn thấy rõ nguồn gốc, mục đích và trạng thái của khoản giao dịch. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể phê duyệt các khoản chi trực tiếp trên hệ thống. Thay vì trước đây phải gửi yêu cầu cho sếp duyệt từng khoản nhỏ lẻ, thì nay phần mềm ngân hàng đã hỗ trợ quy trình này một cách tự động và thuận tiện hơn.

Không chỉ hỗ trợ thu, phần mềm ngân hàng còn hỗ trợ chi. Doanh nghiệp có thể phân cấp quyền phê duyệt cho từng nhân sự ngay trên hệ thống, phù hợp với quy mô nhỏ nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch. Thay vì phải đầu tư một phần mềm kế toán phức tạp và tốn kém, doanh nghiệp SME hoàn toàn có thể tận dụng các chức năng lõi sẵn có của ngân hàng để quản lý thu chi một cách tiện lợi và hiệu quả.

Đây là giải pháp phù hợp cho những doanh nghiệp có dòng tiền nhỏ, muốn tận dụng công nghệ sẵn có mà không cần đầu tư quá nhiều. Bên cạnh đó, với một số loại hình doanh nghiệp phổ biến khác trên thị trường, đặc biệt là trong lĩnh vực fintech, hiện nay các giải pháp công nghệ cũng đã rất hiện đại, mang lại nhiều lựa chọn tối ưu cho quản trị tài chính.

Hiện nay, các giải pháp fintech trên thị trường về quản lý tài chính đã đạt đến mức độ tích hợp rất cao. Có thể hình dung đơn giản như việc sạc điện thoại: bạn chỉ cần cắm vào ổ điện, chứ không cần phải đi đến tận nhà máy điện. Tương tự, phần mềm quản lý thu chi và dòng tiền ngày nay đã hiện đại đến mức hầu hết mọi người không còn sử dụng tiền mặt nữa, mà mọi giao dịch đều được tích hợp sẵn trong hệ thống.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có rất nhiều giải pháp để lựa chọn, gần như có thể đáp ứng cho tất cả các vấn đề phổ biến trong quản trị tài chính. Doanh nghiệp không cần phải tự xây dựng phần mềm riêng, mà có thể tìm và sử dụng các giải pháp có sẵn trên thị trường.

Đa phần các giải pháp này được cung cấp dưới dạng SaaS (Software as a Service), tức là phần mềm dưới dạng dịch vụ, trả phí theo tháng. Ngay cả phần mềm kế toán cũng có thể thuê theo mô hình này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Bên cạnh đó, nhiều ngân hàng hiện nay cũng cung cấp các giải pháp số miễn phí, miễn là doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ngân hàng của họ. Đây là lợi thế lớn để doanh nghiệp SME tận dụng, giúp quản trị tài chính hiệu quả hơn mà không cần tốn quá nhiều công sức tìm hiểu hay đầu tư xây dựng từ đầu.

Bên cạnh đó, sự phát triển của fintech còn gắn liền với xu hướng tiền tệ địa phương và tiền ảo. Những công nghệ này đang thách thức hệ thống tài chính truyền thống, mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp SME trong việc thanh toán, quản trị dòng tiền và tiếp cận khách hàng toàn cầu.

Ngoài ra, một trong những xu hướng nổi bật hiện nay là chiến lược M&A trong lĩnh vực tài chính tiêu dùng Đông Nam Á. Đây không chỉ là hoạt động mở rộng thị trường, mà còn là cách để các doanh nghiệp tận dụng nguồn lực, công nghệ và dữ liệu từ đối tác nhằm tăng tốc quá trình chuyển đổi số. Với SME, việc theo dõi và học hỏi từ các thương vụ M&A trong ngành tài chính sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về xu hướng tích hợp đa chiều, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp cho quản trị tài chính của mình.

Khi tôi nhắc đến từ khóa "tích hợp" - vốn là level cao nhất trong việc số hóa quy trình quản trị tài chính - thì tôi cũng tò mò thêm. Vì tôi được biết ở các ngân hàng như VietinBank, MBBank, Techcombank, BIDV, ACB, TPBank,... hiện nay đã có tính năng API, tức là cho phép tích hợp trực tiếp từ phần mềm kế toán đến hệ thống ngân hàng. Để giải thích rõ hơn về tính năng này, cũng như những lĩnh vực doanh nghiệp nào có thể tận dụng tối đa để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, chúng ta có thể hiểu như thế này?

Thực ra, đối với các ngân hàng, API không chỉ dừng lại ở việc kết nối phần mềm kế toán, mà còn mở rộng sang nhiều mảng khác, ví dụ như quản lý lương. Hãy thử hình dung: một doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên, rõ ràng không thể để nhân viên kế toán vào tài khoản ngân hàng và tạo lệnh chi lương cho từng người một. Điều đó là bất khả thi. Với API, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình này.

Trước đây, khi chưa có API, doanh nghiệp thường phải xuất file Excel rồi upload lên hệ thống ngân hàng để duyệt chi. Nhưng hiện nay, API đóng vai trò như một “cổng kết nối” trực tiếp. Doanh nghiệp có thể liên kết tài khoản ngân hàng với phần mềm kế toán, phần mềm tính lương, thậm chí cả phần mềm đóng bảo hiểm. Chỉ cần thao tác ngay trên phần mềm nội bộ, dữ liệu sẽ được gửi thẳng sang ngân hàng để xử lý, không cần phải đi qua nhiều bước thủ công như trước.

Công nghệ này mang lại sự tiện lợi rất lớn: khi kế toán bấm lệnh trên phần mềm nội bộ, hệ thống sẽ tự động gửi dữ liệu sang ngân hàng, giống như gửi một "lá thư điện tử" kèm file Excel, và giao dịch được thực hiện ngay lập tức. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và nâng cao hiệu quả vận hành.

Ngay cả thông tin phê duyệt của lãnh đạo cũng đã được tích hợp. Ví dụ, sếp chỉ cần vào phần mềm nội bộ của doanh nghiệp, bấm nút duyệt, thì ngay lập tức hệ thống sẽ gửi thông tin đó sang ngân hàng và lệnh giao dịch được thực hiện. Như vậy, không cần phải trực tiếp đăng nhập vào ngân hàng để duyệt từng khoản, tránh tình trạng một người phải thao tác ở quá nhiều nơi, vừa mất công vừa khó quản lý.

Điều này cũng khắc phục hạn chế về trải nghiệm người dùng (UI/UX). Trước đây, giao diện ngân hàng không thân thiện, khiến việc quản lý phức tạp. Nhưng nay, với mức độ tích hợp cao, ngân hàng hoạt động như một "lõi" trung tâm. Thay vì phải đến tận nơi để yêu cầu, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông tin qua nhiều kênh: email, thư điện tử, cuộc gọi, hoặc đơn giản là một lệnh API. Ngân hàng sẽ xử lý ngay theo yêu cầu, không cần gặp trực tiếp nữa.

Qua những phân tích từ đầu đến giờ, có thể thấy sự tích hợp này rất dễ hiểu và thực tế. Không chỉ dừng lại ở phần mềm hỗ trợ tích hợp, mà ngày nay Trí tuệ nhân tạo (AI - Artificial Intelligence) và dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Đây là yếu tố mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực này đều nhận thấy rõ. Vậy nên, chúng ta cũng nên tìm hiểu thêm: hiện nay AI và dữ liệu đã giúp thay đổi và cải thiện hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp như thế nào?

Để giải thích rõ hơn, trước hết cần nói về lõi của AI. Về nền tảng, AI thực chất là một hệ thống công thức tính toán và suy luận khổng lồ, có khả năng xử lý dữ liệu phức tạp và đưa ra kết quả nhanh chóng. Chính nhờ khả năng này mà AI ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản trị tài chính.

Thay vì chỉ áp dụng công thức đơn giản như doanh thu trừ chi phí bằng lợi nhuận, thì thực tế logic tài chính phức tạp hơn rất nhiều, với vô số biến số cần xem xét. Một file giao dịch tài chính có thể dài đến hàng triệu dòng, và nếu chỉ dựa vào suy nghĩ của con người để đoán xem thu chi như vậy có hiệu quả hay không thì sẽ rất khó. Trước đây, chúng ta phải dùng nhiều công thức tính toán cộng trừ nhân chia, kết hợp với xác suất thống kê, và cần đến cả đội ngũ phân tích dữ liệu để xử lý. Nhưng khối lượng dữ liệu quá lớn khiến việc tính toán thủ công gần như không thể thực hiện được.

Trí tuệ nhân tạo có thể giải quyết vấn đề này trong tích tắc, bởi nó đã có sẵn logic và công nghệ xử lý dữ liệu nhanh hơn rất nhiều. Giống như việc gửi thư ngày xưa phải nhờ bác đưa thư đi tận nơi, còn bây giờ chỉ cần một cú click là email được gửi đi ngay lập tức. Tương tự, thay vì con người phải suy luận thủ công, AI sẽ dựa trên những logic đã được đúc kết qua thời gian để phân tích dữ liệu một cách tự động.

Trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp, những logic này được xây dựng từ rất nhiều mô hình quản trị tài chính khác nhau, từ kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp, và từ vô số công thức đánh giá hiệu quả. Ví dụ: công thức tính hiệu quả chi phí, công thức đánh giá hiệu quả đầu tư, tỷ lệ tồn kho có hợp lý hay không, tỷ lệ chiết khấu áp dụng như thế nào. Cuối cùng, AI có thể cho doanh nghiệp biết rõ: với mức chiết khấu như vậy, lô hàng này thực sự mang lại lợi nhuận hay gây ra thua lỗ.

Ngày nay, những câu hỏi phức tạp về tài chính hoàn toàn có thể được xử lý nhanh chóng bằng AI. Doanh nghiệp chỉ cần xuất nguyên file Excel giao dịch rồi đưa vào hệ thống AI. Năng lực lớn nhất của AI chính là khả năng đọc và xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ, sau đó đúc kết lại thành kết quả rõ ràng trong thời gian ngắn.

Bài toán lõi của AI luôn luôn là dữ liệu. Muốn AI trả lời thì trước hết phải có thông tin để nó phân tích. Từ dữ liệu lõi này, các mô hình AI - hay có thể gọi là những "bộ công thức" - được áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng có thể tích hợp vào phần mềm kế toán, phần mềm ngân hàng, phần mềm bán hàng… để phân tích dữ liệu và đưa ra logic quản trị. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ biết chuyện gì đã xảy ra, mà còn đánh giá được tình hình hiện tại và dự đoán được xu hướng trong tương lai.

AI giống như "cô Tấm nhặt thóc", có thể rà soát hàng triệu dòng dữ liệu, cộng trừ nhân chia, phân tích và trả lời cho doanh nghiệp ba câu hỏi quan trọng: chuyện gì đã xảy ra, chuyện gì đang xảy ra, và chuyện gì sẽ xảy ra. Đây chính là giá trị cốt lõi mà các mô hình AI mang lại cho quản trị tài chính.

Hiện nay, hầu hết các sản phẩm trên thị trường đều đã tích hợp AI. Thay vì trước đây phải nhờ nhân viên viết code để xuất một danh sách giao dịch, ví dụ như "bán áo màu hồng", thì giờ đây doanh nghiệp chỉ cần sử dụng giao diện chat-to-data. Người dùng có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, giống như trò chuyện thông thường, và hệ thống AI sẽ trả về kết quả ngay lập tức.

AI đã được tích hợp vào nhiều phần mềm khác nhau: từ nhân sự, kế toán cho đến bán hàng. Nó hoạt động như một trợ lý thông minh, có khả năng đọc thông tin, tổng hợp dữ liệu và phân tích kết quả. Tất cả đều được thực hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên, không cần phải viết code thủ công như trước nữa. Đây là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị.

Khi chúng ta bàn về nguyên lý của AI thì tôi cũng nhắc đến dữ liệu – yếu tố quan trọng để AI hoạt động hiệu quả. Vậy thì trước khi áp dụng AI, những người làm kế toán hay tài chính có cần phải xử lý dữ liệu cho "sạch" thì mới dùng được đúng không bạn?

Thực ra, "sạch" ở đây có nhiều định nghĩa khác nhau. Sạch với ai thì lại khác nhau. Nhưng sạch với chính mình thì ít nhất phải đảm bảo rằng: khi bạn viết ra một file Excel và đưa cho tôi, và nếu như tôi đọc xong cũng phải hiểu giống như bạn hiểu. Không thể nào bạn viết ra một file Excel, trong đó có ký hiệu "A1" rồi lại "A.1", mà tôi không biết hai cái đó thực chất là cùng một sản phẩm. Trong khi, người làm file thì nhớ, nhưng logic đó chỉ nằm trong đầu bạn, chứ không được ghi xuống một cách rõ ràng.

Điều này cho thấy có một loại dữ liệu bị thất thoát - dữ liệu nằm trong đầu của người làm việc, nhưng không được thể hiện ra bên ngoài. Vì vậy, "làm sạch dữ liệu" có nghĩa là phải đưa những thông tin cần thiết ra thành các hàng, các cột rõ ràng trên file Excel, để dữ liệu trở nên đúng và đủ. Đó mới là khái niệm cơ bản nhất của việc làm sạch dữ liệu: ít nhất người đọc phải hiểu cùng một khái niệm với nhau, không bị lệch nghĩa, không bị mơ hồ. Khi dữ liệu đã sạch, AI mới có thể phân tích và hoạt động hiệu quả.

Bên cạnh dữ liệu truyền thống, ngày nay doanh nghiệp còn có thể tận dụng dữ liệu thay thế như hình ảnh vệ tinh, tâm lý xã hội hay lưu lượng truy cập web. Đây là nguồn dữ liệu phi truyền thống giúp AI phân tích sâu hơn, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp dự báo chính xác và đưa ra quyết định tài chính hiệu quả hơn.

Đó chính là căn bản nhất. Trong dữ liệu, máy móc không thể tự suy luận như con người. Ví dụ, hôm nay bạn nhập "xanh" nhưng hôm sau lại nhập nhầm thành "son". Con người thì biết rõ rằng doanh nghiệp không hề có sản phẩm màu "son", chỉ có màu "xanh", nên tự mặc định đó là lỗi chính tả. Nhưng robot thì không hiểu được điều này, nó chỉ nhận biết rằng "xanh" và "son" là hai từ khác nhau, và thậm chí có thể coi "son" là một màu tồn tại đâu đó.

Vì vậy, ở góc độ dữ liệu sạch, thông tin phải có giá trị, phải được ghi nhận đúng và đủ để biến thành dữ liệu có thể phân tích. Đây mới là nền tảng căn bản nhất. Các phần mềm cũng chỉ dựa vào logic so khớp. AI có thể nhận biết rằng "A1" và "A.1" là cùng một mã, nhưng bạn phải dạy cho nó biết rằng hai ký hiệu đó là một. Khi đó, AI có thể sửa ngay hàng triệu dòng dữ liệu chỉ trong tích tắc. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là con người phải đặt ra quy tắc cho nó.

Đó chính là khái niệm cơ bản của dữ liệu sạch. Từ nền tảng này, doanh nghiệp cần đặt ra tiêu chuẩn cho phần mềm, cũng như tiêu chuẩn cho nhân viên khi nhập liệu. Ví dụ, khi nhập mã hàng hóa, phải ghi đúng định dạng đã quy định. Nếu đầu vào được chuẩn hóa, thì đầu ra sẽ sạch, và dữ liệu sẽ đầy đủ, rõ ràng để AI hay robot có thể hiểu và phân tích chính xác.

Ở góc độ chiến lược vĩ mô, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những biến động toàn cầu. Chẳng hạn, ngã ba tài chính tiền tệ đang định hình lại thị trường ngoại hối toàn cầu, ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ giá, lạm phát và chiến lược quản trị rủi ro. SME nếu nắm bắt được xu hướng này sẽ có lợi thế trong việc hoạch định tài chính dài hạn.

Trong bài viết này, tôi cũng đã chia sẻ rất nhiều thông tin: từ lộ trình số hóa quy trình tài chính, đến việc áp dụng AI và dữ liệu trong quản trị. Vậy để đúc kết lại, nếu có ba từ khóa mà tôi muốn gửi đến các doanh nghiệp SME để ghi nhớ trong quá trình chuyển đổi số ở khâu tài chính, thì đó sẽ là gì?

Một người kinh doanh trước hết phải học về quản trị tài chính. Bởi vì tài chính cá nhân khác với tài chính doanh nghiệp rất nhiều. Tài chính cá nhân thường không có độ trễ lớn – ví dụ, em làm việc tháng này, cuối tháng nhận lương và biết ngay thu nhập của mình.

Đối với doanh nghiệp, dòng tiền luôn có độ trễ rất lớn. Doanh nghiệp có thể mua nợ, bán nợ, chứ không phải giao dịch ngay lập tức như mua đất bán đoạn. Ngay cả khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, việc nhập đơn hàng cũng cần tạm ứng hoặc đặt cọc trước, trong khi hàng hóa chưa về. Luôn tồn tại một khoảng trễ giữa hành động kinh doanh và thời điểm dòng tiền thực sự xuất hiện. Vì vậy, từ khóa đầu tiên mà các doanh nghiệp SME cần ghi nhớ chính là: bắt buộc phải học về tài chính doanh nghiệp.

Tài chính doanh nghiệp là một phạm trù rất khác so với tài chính cá nhân, và tất cả các CEO đều cần phải học. Khi nắm vững kiến thức này, doanh nghiệp mới hiểu được logic tài chính, từ đó xác định được mình cần thông tin gì để tiến hành số hóa. Nếu không có nền tảng, việc đọc số liệu cũng trở nên vô nghĩa.

Từ khóa thứ hai là: biết rõ mình cần thông tin gì để số hóa. Chỉ khi xác định đúng nhu cầu, doanh nghiệp mới có thể triển khai công nghệ một cách hiệu quả. Và từ khóa thứ ba: đừng sáng tạo lại những gì đã có. Công nghệ hiện nay đã đầy đủ, phù hợp với quy mô SME và chi phí rất rẻ, chỉ vài triệu đồng mỗi năm. Đừng tiếc khoản đầu tư nhỏ mà bỏ lỡ giá trị lớn.

Như vậy, ba từ khóa quan trọng dành cho doanh nghiệp SME trong hành trình chuyển đổi số ở khâu tài chính là: học tài chính doanh nghiệp - biết thông tin cần số hóa - tận dụng công nghệ sẵn có.

Ngoài ra, một xu hướng quan trọng khác mà doanh nghiệp SME nên lưu ý là kinh tế xanh ESG và Net Zero. Đây không chỉ là chiến lược phát triển bền vững, mà còn là đòn bẩy giúp doanh nghiệp Việt tiết kiệm chi phí, nâng cao uy tín và mở rộng thị trường trong thời đại số.

Xin cảm ơn quý độc giả đã đọc đến phần cuối cùng của bài viết ngày hôm nay, đây là những thông tin thực tế, dễ hiểu, giúp khán giả có thêm gợi ý để bắt đầu hành trình chuyển đổi số trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Nếu quý vị yêu thích cuộc trò chuyện ngày hôm nay, hãy ủng hộ chương trình bằng cách chia sẻ bài viết này đến nhiều người bạn của bạn, và giúp họ khai phá thêm trí thức, và hãy nhớ là bài viết này của tôi trong chuyên mục Tài Chính tại website VNLibs.com đấy nhé! Một lần nữa, tôi xin cảm ơn quý vị rất nhiều, hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo.